（一）區分歸檔與不歸檔的檔案盒（案卷）
按照歸檔范圍和不歸檔范圍的規定，把不歸檔的、留存在本機關團體供工作參考的檔案盒（案卷）與應歸檔的檔案盒（案卷）區別開來，把應歸檔文件的檔案盒（案卷）移交檔案部門。

（二）編制移交目錄

編制移交目錄，就是把歸檔文件目錄或案卷目錄復印成一式三份，移交部門一分，接收部門一份，以便雙方核對、檢查。另一份留存在檔案盒或案卷內。

在移交目錄后還應附有《移交備考表》，內容包括：檔案盒（案卷）總數、移交人、接收人、交接時間等項目。

（三）查驗收歸檔檔案盒（案卷）

移交時，檔案管理部門要對檔案盒（案卷）進行嚴格檢查。檢查包括兩主面的內容：

1、檢查檔案盒（案卷）質量。

即檢查裝入歸檔文件的檔案盒或立成的案卷是否符合歸檔文件整理、立卷的原則、要求，是否反映了盒（卷）內文件的特征，盒（卷）內文件是否有損壞，裝訂是否整齊等等。對不符合要求的，檔案部門可以要求移交部門重新整理。

2、檢查檔案盒（案卷）內文件的數量。

即檢查檔案盒內或案卷內文件的總數是否與移交目錄相符；盒內文件件數或卷內文件頁數是否與檔案盒封面或案卷封面所填寫的數目相符。

為避免返工、浪費時間和增加工作量，檢查檔案盒（案卷）內文件的數量和質量的工作應盡量提前到編制歸檔文件件號或案卷目錄前進行。這就要求檔案部門加強對歸檔文件整理、立卷工作全過程的指導、監督，盡早派人到文書部門和業務部門檢查、監督文件整理、立卷工作，及時發現、指出和糾正問題。這一步工作做得越好，在移交檢查時出現返工的概率就越小，工作效率就越高。

（四）辦理移交手續

歸檔文件的檔案盒（案卷）檢查完畢，對符合要求的檔案盒（案卷）就可以辦理具體移交手續。具體移交時，交接雙方各拿一份移交目錄，按照目錄的內容清點歸檔文件的件號、盒號或頁號、卷號；核對無誤后，雙方均應在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：一份文書部門或業務部門留存備查；兩份存檔案部門。對于文件數量少的機關團體，可由檔案部門統一編制歸檔文件目錄或案卷目錄，移交時，由檔案部門開據移交憑據，各部門可不必再單獨編制移交目錄。對于文件工作和檔案工作“一肩挑”的機關團體，在文件處理與檔案工作之間沒有中間環節，歸檔工作在平時都已完成，因此也就沒有必要辦理歸檔手續。但在文書（檔案）人員發生變動時，必須依上述程序辦理移交手續。